1. 비즈니스 시 전화영어 대응 시 주의해야 할 4가지
1. 비즈니스 시 전화영어 대응 시 주의해야 할 4가지
- 구체적인 문구를 소개하기 전에, 특히 비즈니스 영어로 전화 응대에서 조심하고 싶은 4가지 포인트를 접해봅시다.
1) 대면 때의 대화보다 주의해서, 상대가 알아듣기 쉽도록 또렷하고 적당한 스피드로 이야기한다.
2) 슬랭은 물론이고, [OK], [No problem]과 같이 빗나간 표현을 피하고 [Certainly], [Very well], [All right] 등 정중한 말을 고른다.
3) [uh huh], [um] 등 단어와 단어 사이를 벌리기 위한 소리(filler)나 [like], [you know] 등을 사용하는 버릇이 있는 경우는, 그것들을 사용하지 않도록 평소 트레이닝 한다.
4) 긍정적인 말투에 유의한다. 예를 들어 모르는 것을 묻는 경우 [I don't know]라며 대화를 멈추지 말고, [Let me find out about that for you] 등이라고 대답해 상대의 기대에 부응하도록 노력한다.
기본적인 매너는 우리나라나 영어나 마찬가지입니다만, 특히 2번과 3번 항목처럼 영어로 말할 때 습관이 되어 있는 분도 있을지도 모릅니다. 평소에 공손한 말씨나, 단어와 말을 연결하는 소리를 피하도록 주의하는 것이 좋습니다.
2. 비즈니스 전화영어, 전화 받을 때의 영어 문구
2. 비즈니스 전화영어, 전화 받을 때의 영어 문구
2.1 영어 전화를 받고 첫인사와 용건 확인
- 우선 전화를 받았을 때의 일반적인 인사법입니다.
(1) Good morning. Thank you for calling [회사 이름]. How can I help you today?
- 안녕하세요, [회사 이름]에 전화해 주셔서 감사합니다. 오늘은 무엇을 도와드릴까요?
(2) Thank you for calling Biz-Hint Corporation.
- 전화 주셔서 감사합니다. [회사 이름]입니다.
(3) Marketing Department Kim Speaking. How may I help you this afternoon?
- 마케팅부의 김입니다. 오늘은 무엇을 도와드릴까요?
(4) [회사 이름], Kim speaking, how can I help you?
- 비즈힌트의 김입니다. 무엇을 도와드릴까요?
(5) Good afternoon, this is Kim. How may I direct your call?
- 여보세요, 저는 김이라고 합니다. 어느 쪽으로 연결해 드릴까요?
2.2 전화로 상대방의 이름을 물어볼 때
- 상대방이 자기소개를 해 주는 경우가 대체로 많습니다만, 만약 이름을 밝히지 않았으면 아래와 같은 문구로 이름을 확인합시다.
(1) May I have your name, please?
(2) May I ask who is calling, please?
(3) Can I ask whom I'm speaking to, please?
(4) Can I get your name, please?
(5) Who am I speaking with?
(6) I am sorry, who is speaking?
(7) Where are you calling from?
2.3 영어로 [잠시만 기다려 주시겠습니까?]
- 담당자에게 전해줄 때나 정보 등을 확인할 때 등, 조금 기다려달라고 할 때의 표현입니다.
(1) Could you wait for a moment, please?
(2) Could hold on a second, please?
(3) May I put you on hold?
(4) Do you mind holding?
(5) Can you hold the line, please?
(6) Can I put you on hold for a minute?
- 잠시만 기다려 주시겠습니까?
(7) Do you mind holding while I check on that?
- 알아보는 동안, 잠시만 기다려 주시겠습니까?
(8) Do you mind holding while I handle that for you?
- 대응하겠으니 잠시만 기다려 주시겠습니까?
(9) Do you mind holding while I check to see if he's available?
- 본인이 전화를 받을 수 있는지를 확인하겠습니다, 잠시만 기다려 주시겠습니까?
(10) Thank you for holding.
- 오래 기다리셨습니다.
2.4 [전화 연결하겠습니다] 전송할 때 영어 문구
- 담당자가 전화 대응 가능한 경우, 전송할 때의 문구입니다.
(1) I'll put you through now.
(2) I'll connect you now.
(3) I'm connecting you now.
(4) I'll just transfer you now.
(5) I'll just put you through.
- 지금 연결해 드리겠습니다.
(6) The line is free now. I'll put you through.
- 전화가 비었으니, 연결해 드리겠습니다.
(7) I'll put you through to Mr. Smith's phone. If you get disconnected for some reason his directextension is 1234.
- 스미스 씨 전화 연결하겠습니다. 만약에 연결이 끊어져 버린 경우, 내선 번호는 1234가 되시겠습니다.
2.5 담당자가 대응할 수 없는 경우 전화영어
- 담당자가 다른 전화를 지원 중이거나 어떤 사정으로 바로 받을 수 없을 때의 문구입니다. 처음에 [I'm afraid] 나 [I'm sorry]를 넣으면 바로 대응할 수 없다는 것이 첫마디에 상대방에게 전해집니다.
(1) I'm afraid he is not available at the moment.
- 공교롭게도, 지금은 받을 수 없을 것 같습니다.
(2) I'm afraid the line is engaged. Could you call back later?
- 죄송합니다만, 통화 중입니다. 나중에 다시 걸어 주시겠습니까?
(3) I'm sorry, she's on another call.
- 죄송합니다, 그녀는 다른 전화를 받고 있습니다.
(4) She's on the phone now. Can I have her call you back later?
- 그녀는 다른 전화를 받고 있습니다. 잠시 후에 다시 걸어 주시겠습니까?
2.6 담당자가 부재 시 영어 표현
- 담당자가 결석 중, 외출 중 등 부재 시 사용할 수 있는 문구입니다.
(1) I'm sorry, Ms. Smith is in a meeting until 11. Would you like to call back again later?
- 죄송합니다, 스미스 씨는 11시까지 미팅 중 입니다. 잠시 후에 다시 걸어 주시겠습니까?
(2) I'm afraid he is in a meeting at the moment.
- 죄송합니다만, 그는 현재 미팅 중입니다.
(3) He's with a client right now. Would you like to hold?
- 지금 고객 접객 중입니다, 잠시만 기다려 주시겠습니까?
(4) Mr. Smith is not taking calls right now. Can I take a message?
- 스미스 씨는 지금 전화를 받을 수 없습니다. 메시지를 남기시겠습니까?
(5) I'm sorry, Mr. Smith is out of the office today.
- 죄송합니다, 스미스 씨는 오늘 외출 중입니다.
(6) Mr. Smith is out today. Can I forward you to his voicemail?
- 스미스 씨는 오늘 외출하였습니다. 보이스 메일로 연결해 드릴까요?
(7) Mr. Smith isn't in the office.
- 스미스 씨는 지금 사무실에 없습니다.
(8) Mr. Smith is out at the moment.
- 스미스 씨는 지금 외출 중입니다.
(9) I'm sorry, Susan's not in her office right now.
- 죄송합니다, 수잔 씨는 지금 사무실에 안 계십니다.
(10) I'm sorry, she's out of town at the moment.
- 죄송합니다, 그녀는 지금 출장 중입니다.
2.7 메시지를 받을 때 영어 예문
- 담당자가 부재중이거나 다른 전화를 지원 중일 때 등, 메시지를 보관하는 경우도 자주 있습니다.
(1) Would you like to leave a message?
- 메시지를 남기시겠습니까?
(2) Could I take a message?
- 메시지 보관하시겠습니까?
(3) I'm afraid he is busy at the moment, can I take a message?
- 공교롭게도 지금 혼잡한 상태입니다만, 혹시 메시지를 받아 드릴까요?
(4) He's not available at the moment. Would you like to leave a message?
- 공교롭게도 지금 대응을 할 수 없습니다만, 혹시 메시지를 남기시겠습니까?
(5) She's out of the office right now. Can I take a message?
- 그녀는 외출 중인데, 메시지를 보관해 드릴까요?
2.8 철자나 대답을 확인할 때 영어 표현
- 대답을 알아들을 수 없을 때나 확인할 필요가 있는 때도 있지요? 특히 비즈니스에서는 잘못 들은 것이 큰 실책으로 이어질 수도 있으므로, 확인은 확실하게 합시다.
(1) Could you spell that for me, please?
- 철자를 말씀해 주시겠습니까?
(2) Could you spell your last name for me?
- 성씨의 철자를 말씀해 주시겠습니까?
(3) Can I just check that again, please?
- 다시 한 번만 확인해도 괜찮겠습니까?
(4) Could you repeat that, please?
- 다시 한 번 말씀해 주시겠습니까?
2.9 전화를 끊을 때, 끝낼 때 영어 문구
- 전화를 끊을 때는 받았을 때의 첫마디와 같이, 인상에 남기 쉽습니다. 느낌 있게 끝낼 수 있도록 감사를 전하고 다음번에도 부담 없이 전화할 수 있는 분위기를 조성하도록 유의합시다.
(1) Thank you for calling, Mr. Foster. Is there anything else I can help you with today?
- 포스터 씨, 전화해 주셔서 감사합니다. 또 다른 용건 있으신지요?
(2) Be sure to contact me if you have any more problems.
- 뭔가 문제가 있으시면, 언제든지 부담 없이 연락해주시길 바랍니다.
(3) Don't hesitate to call again.
- 아무쪼록, 또 부담 없이 연락해주시길 바랍니다.
(4) Thank you for calling [회사 이름]. Have a great day.
- [회사 이름]로 전화해 주셔서 감사드립니다. 좋은 하루 되시길 바랍니다.
(5) Thank you very much. Have a good day.
- 정말로 감사드립니다, 좋은 하루 보내세요.
(6) Well, it was nice talking with you.
- 좋은 이야기를 나눌 수 있어서 기뻤습니다.
3. 전화의 잡음이나 혼선! 트러블에도 스마트하게 대응할 수 있는 전화영어
3. 전화의 잡음이나 혼선! 트러블에도 스마트하게 대응할 수 있는 전화영어
- 전화, 스카이프 등의 온라인 통화도 통신 상태가 나빠서 잡음이 들어가거나 끊기는 등, 문제가 발생하는 경우가 있습니다. 또, 잘못 걸린 전화를 받을 수도 있겠죠?
이런 문제에서 잘 들리지 않는다는 내용을 전달하거나 정보를 확인할 때 사용할 수 있는 영어 표현을 소개해 드리겠습니다.
3.1 잘못된 전화를 받았을 때 전화영어
- 잘못 걸려온 전화인 경우도, 정중하게 대응하도록 합시다.
(1) I'm sorry, you have the wrong number.
- 죄송합니다, 전화를 잘못 거셨습니다.
(2) I'm sorry. I think you've got the wrong number.
- 죄송합니다, 번호를 잘못 아신 것 같습니다.
(3) I'm sorry. I'm afraid you've dialed the wrong number.
- 죄송합니다만, 전화를 잘못 거신 것 같습니다.
(4) I'm sorry. There is nobody by that name.
- 죄송합니다만, 그런 이름을 가진 사람은 없습니다.
3.2 알아듣기 어려울 때 쓰는 영어 문구
- 상대의 목소리가 작을 때나, 우물쭈물해서 잘 들리지 않을 때의 표현입니다.
(1) I'm sorry, I didn't get that. Could you repeat yourself?
(2) I am sorry, I didn't catch that. Could you repeat that again, please?
- 죄송해요, 못 들었습니다. 다시 한 번 말씀해 주시겠습니까?
(3) Could you repeat that, please?
- 다시 한 번 부탁드리겠습니다.
(4) I'm afraid I can't hear you.
- 죄송합니다만, 들리질 않습니다.
(5) I'afraid I can't hear you very well.
- 죄송합니다, 잘 들리지 않습니다.
(6) I'm sorry I can't hear you. Could you speak a little louder?
(7)Would you mind speaking up a bit please?
- 죄송합니다만, 좀 더 크게 말씀해 주시겠습니까?
3.3 잡음이 심하거나 소리가 끊길 때 영어 표현
- 온라인 통화나 전화의 경우, 연결 상태가 나쁘거나 잡음이 크는 등 소통이 잘 안 되는 경우가 있습니다.
이유도 모른 채 반복하거나 목소리를 크게 해달라고 요청하면 당황스러울 수도 있으므로, 음성이 안 좋을 때는 그 증상을 잘 전달합니다.
(1) Would you mind speaking a bit louder, because unfortunately there is a lot of noise at this end.
- 좀 더 크게 말씀해 주시겠습니까? 공교롭게도 잡음이 들어가 있습니다.
(2) Your voice is coming through, but only intermittently. Can you hear me clearly?
- 목소리는 들리고 있는데 끊겼어요. 제 목소리가 잘 들리시나요?
(3) I'm afraid your voice seems to be breaking up. Can you hear me?
- 죄송합니다만, 목소리가 끊겨서 들립니다. 제 목소리 들리시나요?
(4) I'm sorry, but I am having a hard time hearing you because there seems to be a lot of noise in the background.
- 죄송합니다, 주위의 소리가 큰 것 같아서 잘 알아들을 수 없습니다.
(7) I'm sorry. I'm having trouble understanding you. There seems to be static on the line.
- 죄송합니다, 잘 모르겠습니다. 잡음이 들어 있는 것 같습니다.
(8) I'm sorry but I can barely/hardly hear you because of the noise in the background. If you don't mind, would you speak a little louder?
- 죄송합니다, 주위의 잡음 때문에 잘 들리지 않는 것 같습니다. 괜찮으시다면 좀 더 큰 목소리로 말씀해 주시겠습니까?
(9) The line is very bad. Could you speak up, please?
- 회선이 너무 안 좋아요. 좀 더 크게 말씀해 주시겠어요?
(10) I think we have a bad connection. Can I call you back?
- 회선이 나쁜 것 같아요, 다시 전화해도 될까요?
(11) I'm sorry, we have a bad connection. Could you give me your number and I'll call your right back?
- 죄송합니다, 회선이 좋지 않네요. 전화번호를 가르쳐 주시겠습니까? 이쪽에서 바로 다시 걸겠습니다.
4. 영어로 남기는 자동응답기 전화 영어
- 회사의 접수에서는 회사가 메시지를 준비해 주지만, 자신의 직통 전화나 개인 사업을 하게 되면 스스로 준비해야 하는 경우도 있을 것입니다.
중요한 고객의 전화를 대비하여 꼼꼼하게 자동 응답 전화 메시지를 만듭시다. 아래, 몇 가지 예를 소개합니다.
(1) Hello, this is Kim of [회사 이름]. I'm currently unable to take your call. Please leave your name, phone number, and a brief message, and I will contact you assoon as possible. Thanks you.
- 여보세요, [회사 이름]의 김입니다. 지금 전화를 받을 수가 없습니다. 이름, 전화번호, 메시지를 남겨주시면 가능한 한 빨리 전화드리겠습니다.
(2) Hello this is Kim, I'm either away from my desk or on the phone, please leave your name and number along with a short message and I'l be sure to get back to you.
- 여보세요, 김입니다. 현재 자리를 비웠으니 이름, 전화번호, 메시지를 남겨주세요. 이쪽에서 전화드리겠습니다.
(3) Hello, you have reached the office of Kim, I will be out of my office starting on 19th June and will be returning on 25th June. You can call me when I return or leave a brief message. If this an emergency I can be reached on my cell, which is 555-555
- 여보세요, 김 입니다. 6월 19일부터 6월 25일까지 부재중입니다. 나중에 전화를 주시거나, 메시지를 남겨주세요. 급하신 경우, 555-555로 전화해 주세요.
(4) You have reached [회사 이름]. We are currently closed. Our normal hours of operations are from 9 am to 5 pm on Mondays to Fridays. Please leave us a message with your name and number and we will return your call. You may hang up after leaving your message or press the # for additional options. Thank you for calling.
- [회사이름]입니다. 현재 영업시간이 지났습니다. 저희 영업 시간은 월요일부터 금요일 아침 9시부터 저녁 5시까지입니다.
이름, 전화번호와 메시지를 남겨주세요. 전화드리겠습니다. 메시지를 남기신 뒤, 전화를 끊으시거나 기타 옵션을 원하시면 #키를 눌러주세요, 전화해 주셔서 감사합니다.
(5) You have reached [회사 이름]. All of our representatives are currently busy helping other callers. Please leave us a detailed message with your name and number and we will return your calllater. Thank you for calling and have a great day.
- [회사 이름]입니다. 현재 통화 중입니다. 나중에 전화를 돌려 드릴 테니 이름, 전화번호와 상담 내용을 남겨 주십시오. 전화 주셔서 감사합니다.
5. 마무리
5. 마무리
- 스카이프 등, 온라인 통화를 포함하여 전화는 구두 의사 소통이오니 주의하시고 오해가 생기지 않도록 서로 주의 하시기 바랍니다.
(1) 간략하게 정리한다.
(2) 메모 등을 하여 누락이 없도록 한다.
(3) 필요한 정보를 정확하게 전달한다.
(4) 대면 할때보다 분명하게 말하도록 한다.
(5) 못 알아 들으면 다시 확인한다.
(6) 예의 바른 말을 사용한다.
전화영어로도 비즈니스를 위한 좋은 관계를 만들어가도록 합시다.
다음 포스팅은 [전화 걸때] 전화영어에 대해 알아봅시다.
