1. 영어로 전화할 때 주의할 점
1. 영어로 전화할 때 주의할 점
- 비즈니스 전화는 친구 간의 대화와 달리 즐겁게 시간을 공유하는 것이 아니라, 목적과 그에 맞는 시간을 의식해야 합니다. 그 때문에 아래의 각 포인트에 주의합시다.
(1) 준비한다.
- 전화를 걸기 전에 요점(전화의 목적, 용건, 질문할 점 등)을 메모해 둡시다.
(2) 목적을 전한다.
- 자기소개와 간단한 인사를 마쳤으면 첫 번째로, 전화의 목적을 명확하게 합니다. 상대방도 그 목적에 대해 시간 배분을 생각할 수 있습니다.
(3) 상대방의 말을 잘 경청한다.
- 쌍방향 커뮤니케이션을 중시합시다. 스카이프 등, 온라인 통화 등, 영상이 첨부된 경우는 얼굴이 보이는 만큼, 반응을 캐치하기 쉬울지도 모릅니다만, 전화는 특히 상대의 반응에 주의하면서 상대가 대답이나 질문을 할 수 있는 시간을 취하는 것을 의식합시다.
영어로 목적을 전달하는 일에 열중하여 혼잣말 같은 의사소통을 하는 것은 금물입니다.
(4) 시간을 구분 짓는다.
- 목적을 달성하고 서로 이해한 것이 확인되면 간단히 끝냅시다. 사업상 쓸데없이 긴 전화는 금물입니다.
2. 전화영어로 걸 때 인사나 자기소개 등
- 전화로의 첫마디는 한국말로 해도 상당히 긴장되는 것입니다만, 정해진 문구를 머리에 넣어 두면 스마트하게 이야기를 시작할 수 있어 긴장도 누그러집니다.
2.1 영어로 전화할 때 인사말
- 전화로의 첫 인사는, 아래와 같은 것이 있습니다.
(1) Hello. (시간대를 불문하고 사용할 수 있다)
(2) Good morning. (아침에 전화하는 경우)
(3) Good afternoon. (점심때 전화하는 경우)
(4) Good evening. (저녁 이후에 전화하는 경우)
일련의 흐름으로 하면 이런 느낌입니다.
(5) Hello, this is Kim from [회사 이름], This is my first time to call you.
- 여보세요, 여기는 [회사 이름]의 김이라고 합니다. 처음 전화 드립니다.
(6) Good morning, I'm calling on behalf of Mr. Smith.
- 안녕하세요, 스미스 씨를 대신하여 전화를 드립니다.
(7) Good afternoon, I'm calling from Seoul.
- 안녕하세요, 서울에서 전화드립니다.
2.2 영어로 전화할 때 자기소개
(1) I am Kim from [회사 이름].
(2) This is Kim from [회사 이름].
- [회사 이름]의 김이라고 합니다.
(3) Hello, my name is Kim. I am one of your customers.
- 여보세요, 귀사와 거래를 하는 김이라고 합니다.
(4) Hello, this is Kim speaking.
- 여보세요, 김입니다.
(5) I'm calling you since Mr. Smith, my client, introduced your company to me.
- 거래를 하는 스미스 씨가 귀사를 소개해주셔서 전화하게 되었습니다.
2.3 용건을 전할 때
- 인사와 자기소개가 끝나면, 전화의 목적을 전합시다.
(1) The reason for my call to day is to see if it might be possible to change my appointment from Thursday the twentieth to the following week.
- 오늘 전화를 드린 것은, 20일 목요일 약속을 다음 주로 바꿀 수 있을까 해서 연락드렸습니다.
(2) The reason for my call is to let you know that something has come up and I'm not going to be able to make our meeting on Tuesday. I'm so sorry for the inconvenience, but I was hoping we could reschedule for another day next week?
- 제가 전화를 드린 것은 갑작스러운 용무가 생겨서 화요일에 미팅을 가질 수 없게 되었다는 것을 알려드리기 위해서입니다. 불편을 끼쳐드려 죄송합니다만, 다음 주의 다른 날로 바꿔주실 수 없으십니까?
(3) I'm calling about the job opening I saw in the newspaper.
- 신문에서 보신 구인 건으로 연락드렸습니다.
(4) I'm calling about our appointment tomorrow. I'm sorry to do this but something urgent has come up and I won't be able to make it. I'm hoping that you won't mind rescheduling (or changing the appointment) perhaps for later in the day?
- 내일 약속 건으로 전화드렸습니다. 대단히 죄송합니다만, 급한 용무가 생겨서 찾아뵙기 힘들 것 같습니다. 좀 늦은 시간으로 변경해 주셨으면 합니다.
(5) I'm calling about several problems with the order that I just received.
- 주문하신 내용에 대해 몇 가지 문제가 있어 연락드렸습니다.
(6) I'm calling about return flights from Incheon Airport in South Korea to Bangkok in Thailand.
- 한국 인천공항에서 태국 방콕으로 돌아오는 길 비행에 대해 연락을 드렸습니다.
(7) This is Jack Johnson from [회사 이름]. I'm calling to make sure that you have received your order.
- [회사 이름]의 잭 존슨입니다. 주문하신 물건이 수중에 잘 도착하였는지 확인차 연락드립니다.
(8) I'm calling to register for the up coming conference.
- 조만간 있을 콘퍼런스에 등록하고 싶어서 전화드렸습니다.
(9) I'm calling because I have an appointment on Thursday the twentieth but unfortunately I'm not going to be able to make it.
- 20일 목요일에 약속했습니다만, 아쉽게도 방문할 수 없게 되어 버렸기 때문에 연락을 드렸습니다.
(10) I would like to make a reservation please.
- 예약하기 위해 전화드렸습니다.
(11) I'd like to ask you about the details of your new service.
- 귀사의 신제품에 대해 자세히 알아보기 위해 전화드렸습니다.
2.4 담당자에게 전화를 전해 달라고 부탁할 때
- 이야기를 하고 싶은 담당자나 목적 부서로 전달받기 위한 문구를 소개합니다.
(1) Can I speak to the head of the marketing department?
- 마케팅 부장님과 얘기를 좀 나눌 수 있을까요?
(2) I'd like to speak to the person in charge of the up coming seminar.
- 이번에 있을 세미나의 담당자분과 이야기를 나누고 싶은데요.
(3) Can I speak to Mr. Smith, please?
(4) May I speak to Mr. Smith, please?
- 스미스 씨하고 얘기를 좀 나눌 수 있을까요?
(5) I would like to speak to Mr. Smith please.
(6) I am trying to contact Mr. Smith.
- 스미스 씨와 이야기를 나누고 싶습니다.
(7) Can I have extension 584, please?
(8) Could you put me through to extension number 584 please?
- 내선 584번으로 연결해 주시겠습니까?
(9) Would Mr. Smith be in?
(10) Would Mr. Smith be available?
- 스미스 씨 계십니까?
2.5 담당자 부재 시 전갈을 남길 때
- 목적의 상대나 담당자가 부재중일 경우에 메시지를 남기고 싶을 때 사용할 수 있는 문구를 소개합니다.
(1) Can I leave a message for him/her?
(2) Could I leave a message?
(3) Would you please take a message for him/her?
- 메시지 좀 남겨 주시겠어요?
(4) Could you tell him/her that I called, please?
- 저한테 전화 왔었다고 전해 주시겠습니까?
(5) Could you please tell him that I need to reschedule our meeting?
- 미팅 날짜를 변경해야 한다는 걸 전해주시겠습니까?
(6) Could you tell him that I wasn't able to read the entire email that he sent me and also that the attachment didn't come through.
- 메일을 읽을 수 없었던 점과 첨부서류도 오지 않았다고 전해주시겠습니까?
(7) Please tell him/her that the documents are ready.
- 자료는 가능하다고 전해주십시오.
(8) Please remind him/her the/she has a meeting tomorrow.
- 내일 미팅이 있다고 전해주세요.
2.6 담당자로부터 다시 전화를 받고 싶을 때
- 반송 전화를 받고 직접 이야기하고 싶은 경우, 아래와 같은 문구가 편리합니다.
(1) Would you mind asking him to call me when he gets back in?
- 돌아오시면 전화 좀 해달라고 전해 주시겠어요?
(2) Would you mind letting him know that I called please?
- 제가 전화했다고 전해주시겠습니까?
(3) Would you mind asking him to call me back?
- 전화 좀 주시라고 전해 주시겠습니까?
(4) Could you ask him/her to call me back, please?
- 다시 전화 달라고 전해 주시겠습니까?
(5) May I leave a message? Please ask him to call me when he returns.
- 메시지를 남겨도 괜찮겠습니까? 돌아오시면 전화 달라고 전해주세요.
(6) Please ask him to give me a call.
- 전화 달라고 전해 주세요.
(7) Please give him my name and number and ask him to call me back.
- 이름과 전화번호를 알려 주시고, 저에게 다시 연락 주시라고 전해 주십시오.
(*담당자에게 전화하여 부재중일 때는 용건을 메일로 전달하는 것도 유효합니다)
2.7 다시 전화를 걸 때
- 상대에게 수고를 끼치지 않고, 이쪽에서 다시 전화하고 싶은 경우 아래의 회화를 사용해보세요.
(1) Okay, thank you. I'll call back later.
- 알겠습니다, 감사합니다. 제가 나중에 전화드리겠습니다.
(2) My boss or I will call him back today.
- 상사나 제가 오늘 다시 전화드리겠습니다.
2.8 정보를 확인하기 위한 영어 문구
- 전화로 주고받는 것은 잘못 듣는 것을 방지하기 위해 내용을 확인하는 경우가 많이 있습니다. 아래의 표현을 사용해서 정확한 정보를 취하도록 합시다.
(1) 다시 한 번 말해주세요.
- I'm sorry, I didn't understand what you said. Could you repeat it please?
(2) I'm sorry, I didn't quite catch that, would you mind repeating it please.
- 죄송합니다, 말씀하신 것을 잘 듣지 못해서 다시 한 번만 반복해 주시겠습니까?
(3) I'm sorry, would you mind repeating that please.
(4) Would you mind saying that again please?
- (죄송합니다) 다시 한 번 말씀해 주시겠습니까?
(4) Would you mind speaking up a little bit please, I can't quite hear you.
- 좀 크게 말씀해 주시겠어요, 잘 안 들립니다.
(5) Let me repeat that just to make sure.
- 확인을 위해 반복합니다.
(6) Let me make sure that I understand what you are saying. Are you saying...?
- 제대로 이해하고 있는지 확인해 달라는 말씀이시죠?
(7) Let me repeat that back to you to make sure that I have it down correctly.
- 정확하게 적어 놓았는지 확인하기 위해 한 번 더 반복해 주십시오.
(8) Let me repeat that number back to you.
- 전화번호를 반복합니다.
(9) Did you say 555 Charles St.?
- 555 찰스 스트리트라고 하셨습니까?
(10) Did I get that right? Did you say 123456?
- 123456이 맞습니까?
(11) You said your name was John, right?
- 성함이 존 이라고 하셨죠?
(12) 철자를 확인시켜 주세요
- I'm sorry, but could you spell that for me, please?
- I'm sorry, I think I missed that, how do you spell your last name?
- I didn't catch your name; could you spell it for me, please?
(13) Could you spell your name please?
- (죄송합니다/못 알아들었습니다/다시 한 번) 성함의 철자를 알려주시겠습니까?
2.9 전화를 끊을 때 사용하는 영어 표현
- 전화를 마칠 때도 여러 가지 표현 방법이 있습니다.
(1) Thank you for your help. Good bye.
- 여러 가지로 감사했습니다. 안녕히 계십시오.
(2) Well, I guess I better get going. Talk to you soon.
- 슬슬 끝내야 할 것 같습니다. 안녕히 계십시오.
(3) Anyway... I should let you go / I should get going.
- 슬슬 이쯤에서....
(4) I have to let you go now.
- 그러면, 이쯤에서...
(5) I have another call coming through. I better run.
(6) Thank you very much for your help.
- 다른 전화가 와서 실례하겠습니다, 여러 가지 감사합니다.
(7) I'm afraid that's my other line.
- 죄송합니다, 다른 전화가 걸려 왔습니다.
(8) Have a good day.
- 좋은 하루 보내세요.
(9) 사업상 자동 응답기에 메시지를 남길 때
- 전화를 했지만, 상대도 회사 사람도 받지 못하고 자동 응답 전화에 연결되기도 합니다. 전달해야 할 내용을 잘 정리해서 간략하게 용건을 전달하도록 합시다.
(예1) Hello, this is Kim calling for Mr. John Smith. Could you please return my call assoon as possible? My number is 123-4567. Thank you.
- 여보세요, 김입니다. 존 스미스 씨에게 전화했습니다. 가능하시면 빨리 전화해 주시겠어요? 제 전화번호는 123-4567입니다. 실례했습니다.
(예2) Hello John. This is Kim from the doctor's office calling. I just wanted to let you know that you're due for a check-up this month. Please give us a call whenever it's convenient.
- 여보세요, 존 씨, 진찰실 김입니다. 이번 달은 건강진단의 달입니다, 편하실 때 전화 주세요.
(예3) Hello, my name is Kim. It's nine in the morning. I'm phoning to find out if you are ready for the meeting. Could youring me back? You can reach me at 123-456. Thanks a lot, bye.
- 여보세요, 김입니다. 지금 오전 9:00입니다만, 미팅 준비가 되었는지 확인차 전화드렸습니다. 잠시 후에 전화해 주시겠어요? 제 번호는 123-456입니다. 실례했습니다.
3. 마무리
- 전화로 즉석에서 적절한 대답을 하고 바람직한 방향으로 비즈니스를 진행하는 것, 게다가 그것을 예의 바르고 호감을 얻을 수 있도록 진행하는 것은 중요한 비즈니스 스킬입니다.
몇 번이고 전화나 온라인 통화로 그러한 대화를 하는 사이에, 성숙한 인간관계가 쌓아 올려지고 더욱 큰 비즈니스를 진행하게 해 나가는 토양이 생깁니다.
소개된 예문을 참고해서 전화로 영어소통을 적극적으로 활용해서 비즈니스의 무기로 삼았으면 좋겠습니다.
